Polski paszport dla dziecka

Jak przeprowadzić transkrypcję amerykańskiego aktu urodzenia

1349
Dziecko urodzone w Stanach Zjednoczonych nabywa polskie obywatelstwo, jeżeli przynajmniej jedno z rodziców było w tym momencie obywatelem polskim / Foto: Tomasz Szybowski

Zgodnie z obowiązującą w Polsce zasadą Ius sanguinis, czyli tzw. prawem krwi, dziecko, którego przynajmniej jedno z rodziców jest Polakiem, nabywa polskie obywatelstwo. Nie oznacza to jednak, że każde urodzenie jest automatycznie wpisywane do polskiego rejestru stanu cywilnego. Dzieci, które przyszły na świat poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, muszą zostać zarejestrowane w kraju, poprzez przeprowadzenie procesu zwanego transkrypcją zagranicznego aktu urodzenia, potocznie znanego jako umiejscowienie.

Rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa czy zgonu) niesie za sobą szereg uprawnień dla obywateli, którzy tego dokonają. Jednym z nich jest możliwość wnioskowania o dziesięcioletni paszport oraz pięcioletni w przypadku osób małoletnich (do 13. roku życia). Oprócz tego wymóg taki nakładają np. przepisy prawa spadkowego czy przepisy dotyczące prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Każdego roku w nowojorskim okręgu konsularnym prowadzonych jest ok. tysiąca spraw dotyczących transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego związanych z urodzeniem dziecka, zawarciem małżeństwa czy też zgonem. Z tego tzw. umiejscowienie aktów urodzenia dzieci obejmuje ponad połowę składanych wniosków i jest najbardziej popularne przed wakacjami.

UMIEJSCOWIENIE AKTU URODZENIA
Proces związany z transkrypcją zagranicznego aktu urodzenia dziecka, potoczne zwany umiejscowieniem, reguluje ustawa z 28 listopada 2014 roku o nazwie „Prawo o aktach stanu cywilnego”. Można ją znaleźć w bazie Internetowego Systemu Aktów Prawnych (prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20140001741).

Transkrypcja jest niezbędna m.in. do tego, żeby można było wystąpić o polski paszport dla dziecka urodzonego poza granicami Polski i mającego polskie obywatelstwo nabyte na zasadzie tzw. prawa krwi.

„Jest to związane z tym, że przy wnioskowaniu o nadanie numeru PESEL, konsul musi mieć polski akt urodzenia dziecka. Jest to warunek sine qua non, bez którego nie można uzyskać tego numeru” – podkreśla Katarzyna Sobolewska, prawnik z Wydziału Prawnego i Pomocy Konsularnej w Konsulacie Generalnym RP w Nowym Jorku.

„Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie zagranicznego aktu urodzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego. Można to zrobić za pośrednictwem konsulatu, ale także we własnym zakresie podczas pobytu w Polsce. Może to także zrobić mieszkający w kraju dziadek lub babcia (tzw. pełnomocnik). Jednak bardzo popularna jest forma składania wniosku dotyczącego transkrypcji amerykańskiego aktu urodzenia dzieci za pośrednictwem konsulatu” – wyjaśnia Katarzyna Sobolewska.

W tym przypadku wśród wymaganych dokumentów, jakie należy przedłożyć, prócz wypełnionego wniosku, jest amerykański akt urodzenia i jego tłumaczenie na język polski, którego zgodność z oryginałem musi zostać potwierdzona przez dowolnego konsula pracującego w nowojorskiej placówce, pod warunkiem, że pierwotny akt urodzenia jest wystawiony w języku angielskim.

W składanym wniosku należy wskazać odpowiadający nam polski urząd stanu cywilnego, w którym chcemy zarejestrować akt urodzenia dziecka, i do którego później przesyłane są dokumenty. Następnie jego kierownik wpisuje do polskiego rejestru zagraniczny akt urodzenia i wydaje jego polski odpowiednik, który jest odsyłany do konsulatu, o czym – po jego dotarciu do manhattańskiej placówki – informowani są rodzice składający wniosek.

Wówczas mogą oni umówić się na wizytę w celu złożenia dokumentów dotyczących wydania paszportu dla dziecka oraz wnioskować, by konsul wystąpił o nadanie dziecku numeru ewidencyjnego PESEL.

Wniosek dotyczący transkrypcji zagranicznego aktu urodzenia dziecka może być opłacony i dostarczony do konsulatu osobiście (po wcześniejszym umówieniu się na tzw. wizytę prawną poprzez stronę www.e-konsulat.gov.pl), jak również wysłany do konsulatu pocztą. Jednak w tym drugim przypadku w przesyłce, prócz wymaganych dokumentów, musi być opłata konsularna w postaci Money Order.

„Jest to wygodna forma dla osób, które mieszkają daleko od Nowego Jorku, np. w Pensylwanii, Connecticut czy Ohio” – dodaje specjalistka z Wydziału Prawnego i Pomocy Konsularnej.

DOKUMENTY POTRZEBNE DO UMIEJSCOWIENIA
Żeby przeprowadzić proces tzw. umiejscowienia aktu urodzenia dziecka w Polsce, konieczne jest m.in. przedłożenie jego amerykańskiego odpowiednika. Nie jest jednak wymagany pierwszy oryginalny akt, jaki rodzice otrzymują tuż po urodzeniu dziecka. Może to być jego urzędowy odpis w formie krótkiej lub długiej, który – na przykładzie miasta Nowy Jork – otrzymujemy po złożeniu zamówienia na stronie internetowej: www1.nyc.gov/site/doh/index.page lub podczas wizyty w New York City Health Department.

„Jeżeli oboje rodzice są Polakami, to wystarczy krótki odpis aktu urodzenia, ponieważ ich dane mogą być uzupełnione na podstawie ich polskich aktów urodzenia lub małżeństwa – wyjaśnia Katarzyna Sobolewska. – Natomiast jeżeli tylko jedno z nich ma polskie obywatelstwo, to lepiej postarać się o pełny odpis aktu urodzenia dziecka, ponieważ zawiera on dużo więcej informacji o jego ojcu i matce” – zaznacza specjalistka z Wydziału Prawnego i Pomocy Konsularnej.

Warto także pamiętać o tym, że złożony w konsulacie odpis aktu urodzenia nie podlega zwrotowi.

„Zgodnie z ustawą musimy wysłać ten dokument w takiej formie, w jakiej został wydany przez właściwy urząd amerykański. Nie możemy wykonać jego kopii, nawet poświadczonej notarialnie czy konsularnie” – podkreśla pani prawnik. Wnioskodawca musi także przedłożyć jego tłumaczenie na język polski, które może wykonać każda osoba posiadająca odpowiednią wiedzę i umiejętność dobrego przekładu języka urzędowego lub agencja, która się tym zajmuje, np. GES Translation Services z Greenpointu (776A Manhattan Ave., NY 11222, tel. 718-389-4225).

Kolejnymi dokumentami wymaganymi przy składaniu wniosku o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia dziecka są ważne polskie paszporty rodziców lub ich dowody osobiste, w których są zaznaczone numery PESEL. Warto także – podczas wizyty w konsulacie – mieć przy sobie (do wglądu) polskie akty urodzenia lub małżeństwa, aby ułatwić pracę osobie przyjmującej wniosek i sprawdzającej dane.

„Komplet wypełnionych dokumentów wysyłamy do wybranego urzędu stanu cywilnego, który po zarejestrowaniu zagranicznego aktu urodzenia dziecka odsyła do nas polski akt urodzenia – wyjaśnia Katarzyna Sobolewska. – Może on także zostać wysłany do pełnomocnika w Polsce, np. do dziadków czy rodziny, ale jednak większość osób chce, by polski akt urodzenia został odesłany do nas, ponieważ naturalną drogą jest dla nich wnioskowanie o nadanie numeru PESEL i wyrobienie paszportu dla dziecka” – dodaje rozmówczyni „Nowego Dziennika”.

Czas trwania procesu umiejscowienia aktu urodzenia wynosi od 2 do 3 miesięcy. Ma to związek z fizycznym obiegiem dokumentów, które są wysyłane do Polski drogą dyplomatyczną. Później dokumenty są wysyłane z Warszawy do poszczególnych urzędów stanu cywilnego w różnych miejscowościach.

Transkrypcja jest czynnością czysto materialno-techniczną, przy której nie jest wymagana żadna decyzja administracyjna, więc teoretycznie ten akt urodzenia może być wydany następnego dnia. Jednak ze względu na duże obciążenie pracą, urzędy w Polsce mają miesiąc na procedowanie wniosku i wydanie polskiego aktu urodzenia dziecka, który podobną drogą wraca do Nowego Jorku.

„Ten czas zależy także od obciążenia urzędów wnioskami. Wiadomo, że w dużych miastach, jak Warszawa czy Kraków, jest ich zdecydowanie więcej niż w małych miasteczkach. Dla przykładu Urząd Stanu Cywilnego w Warszawie jest obciążony liczbą ok. 15 tys. transkrypcji rocznie” – mówi Katarzyna Sobolewska.

W razie potrzeb proces związany z przesłaniem wniosku o rejestrację zagranicznego aktu urodzenia dziecka można przyspieszyć, co wiąże się z dodatkową opłatą za ekspresową wysyłkę dokumentów (UPS) do wskazanego przez wnioskodawcę urzędu stanu cywilnego w Polsce.

Czasami w przypadku osób, które zawierały ślub poza granicami Polski, np. w Stanach Zjednoczonych, kierownicy niektórych urzędów stanu cywilnego w Polsce wymagają, by stan cywilny rodziców – podczas rejestracji aktu urodzenia dziecka – był uregulowany w kraju, tzn., żeby ich zagraniczny akt małżeństwa również znalazł się w polskim rejestrze.

„Można to zrobić jednocześnie z transkrypcją zagranicznego aktu urodzenia dziecka. Procedura jest analogiczna. Wymagany jest odpis aktu małżeństwa, jego tłumaczenie i wypełniony wniosek” – zapewnia pani prawnik.

KOSZTY UMIEJSCOWIENIA
Opłata za transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia dziecka jest ustalona urzędowo i obecnie wynosi 60 dol. za tzw. wpis do rejestru. Do tego dochodzi koszt związany z poświadczeniem tłumaczenia amerykańskiego aktu urodzenia (najczęściej mieści się ono na jednej stronie), który wynosi 36 dol. za stronę. Z kolei opłata za wysłanie dokumentów pocztą ekspresową do Polski (UPS) to 70 dol.

Tabelę z wysokościami wszystkich opłat można znaleźć na stronie internetowej Konsulatu Generalnego RP (www.nowyjork.msz.gov.pl) w zakładce „Opłaty konsularne” (www.nowyjork.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/oplaty).

Natomiast wszelkie potrzebne wnioski są bezpłatne i można je pobrać ze strony internetowej Konsulatu Generalnego RP w zakładce „Dokumenty do pobrania” (www.nowyjork.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/dokumenty).

Polski paszport umożliwia pobyt dłuższy niż 3 miesiące w Polsce, np. u babci i dziadka. Warto zwrócić uwagę na to, że na amerykańskim paszporcie na terenie Polski możemy przebywać maksymalnie do 90 dni / Foto: BASIA SALA-MAŚLANKA

PIERWSZY PASZPORT
Dziecko urodzone w Stanach Zjednoczonych nabywa polskie obywatelstwo, jeżeli przynajmniej jedno z rodziców było w tym momencie obywatelem polskim. W związku z tym procedura wydania polskiego paszportu osobie małoletniej nie wymaga żadnego dodatkowego wniosku dotyczącego nadania dziecku polskiego obywatelstwa, ponieważ dziedziczy je na podstawie tzw. prawa krwi. W sytuacji gdy oboje – lub przynajmniej jedno z rodziców – są Polakami i posiadają ważne paszporty lub spełniają przesłanki ku temu, żeby móc wystąpić o polski paszport, to procedura wyrobienia pierwszego paszportu dla osoby małoletniej jest bardzo prosta. Po osiągnięciu przez dziecko pełnoletności procedura ta jest bardziej skomplikowana.

„Jeżeli rodzice nie wystąpią z wnioskiem o wydanie paszportu swojemu dziecku do czasu, gdy skończy 18 lat, to później, oprócz transkrypcji, czyli tzw. rejestracji amerykańskiego aktu urodzenia w Polsce, należy wypełnić wniosek o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego” – podkreśla Katarzyna Sobolewska.

Jest on zdecydowanie bardziej rozbudowany (ma 12 stron) niż podanie o umiejscowienie. Jeżeli dziecko nigdy nie było zameldowane w Polsce, to wniosek należy skierować do wojewody mazowieckiego. Jeśli jednak wcześniej posiadało meldunek w jakimś urzędzie, to wniosek adresujemy do wojewody właściwego terytorialnie.

Dopiero po wydaniu decyzji potwierdzającej posiadanie obywatelstwa polskiego przez wojewodę oraz otrzymaniu polskiego aktu urodzenia dorosła osoba (powyżej 18. roku życia) może już sama złożyć wniosek o polski paszport. Na podstawie przedłożonych dokumentów konsul wystąpi o nadanie numeru PESEL, który zostanie zamieszczony w paszporcie.

„Żeby uniknąć tych komplikacji, najlepiej załatwić wszelkie formalności związane z tzw. umiejscowieniem aktu urodzenia dziecka, wyrobieniem mu numeru ewidencyjnego (PESEL) oraz paszportu, przed osiągnięciem dojrzałości. Warto zadbać o to, by dziecko miało to wszystko zrobione przed ukończeniem 18. roku życia, ponieważ zdarzają się sytuacje, że ktoś chce studiować w Polsce i za miesiąc ma rozpocząć naukę, a nie ma polskiego paszportu” – podkreśla pani prawnik dodając, że coraz więcej młodych ludzi wyjeżdża studiować do naszego kraju.

Poza tym polski paszport umożliwia pobyt dłuższy niż 3 miesiące w Polsce, np. u babci i dziadka czy też rodziny. Warto zwrócić uwagę na to, że na amerykańskim paszporcie, zgodnie z zasadami ruchu bezwizowego, na terenie Polski możemy maksymalnie przebywać do 90 dni.

PROCES PASZPORTOWY
Najczęściej rodzice wnioskują o wydanie polskiego paszportu dla dziecka zaraz po umiejscowieniu jego aktu urodzenia. Wówczas należy umówić się na wizytę, w celu złożenia wniosku o wydanie paszportu. Rejestracji z wyborem dogodnego terminu należy dokonać poprzez stronę internetową www.e-konsulat.gov.pl.

Wniosek o wydanie paszportu należy złożyć osobiście w placówce konsularnej. Jeżeli dotyczy on dziecka mającego więcej niż 5 lat, to również ono musi być obecne na takim spotkaniu. Poza tym obowiązkowo jedno z rodziców musi posiadać ważny polski paszport lub dowód osobisty.

Wniosek o wydane paszportu osobie małoletniej powinni składać obydwoje rodzice. W przypadku gdy jedno z nich nie może się pojawić, wymagana jest jego pisemna zgoda, potwierdzona przez notariusza, a data wydania tego dokumentu nie może przekraczać trzech miesięcy.

Podobna sytuacja jest w przypadku rodziców rozwiedzionych, chyba że jedno z nich ma odebrane prawa rodzicielskie. Wówczas konieczne jest przedstawienie dokumentu stwierdzającego ten fakt.

„Może być również taka sytuacja, że w amerykańskim akcie urodzenia nie został wpisany ojciec, co, wbrew pozorom, zdarza się stosunkowo często. Wówczas wnioskodawcą o paszport dla dziecka jest tylko matka” – dodaje Katarzyna Sobolewska.

Warto wiedzieć, że do 13. roku życia dziecka paszport wydawany jest na okres 5 lat. Natomiast od 12. roku życia pobierane są odciski palców, co związane jest danymi biometrycznymi zawartymi w obecnie wydawanych paszportach. Z kolei od 13. roku życia dziecko dodatkowo musi złożyć swój podpis na wniosku paszportowym.

Do niedawna druki paszportowe, na których wypisywało się dane oraz składało podpis, dostępne były tylko w konsulacie. Od 19 lipca b.r. wnioski paszportowe należy pobrać ze strony internetowej Konsulatu Generalnego RP z zakładki „Dokumenty do pobrania” i wydrukować dwustronnie, a następnie je wypełnić i podpisać.

Na wizytę do konsulatu przychodzimy już z uzupełnionymi dokumentami, co zdecydowanie usprawnia proces załatwiania spraw formalnych. W przypadku wniskowania o wydanie pierwszego paszportu połączonego z nadaniem numeru ewidencyjnego PESEL cały proces trwa do 6 tygodni.

PASZPORT TYMCZASOWY
W szczególnym przypadku osobom małoletnim, podobnie jak i dorosłym, może zostać wydany paszport tymczasowy, który jest personalizowany w Konsulacie Generalnym RP. Z reguły proces ten trwa do 2 tygodni, ale w nadzwyczajnych przypadkach – za dodatkową opłatą – w tzw. w trybie ekspresowym, paszport może być wydany w ciągu jednego dnia. Paszport tymczasowy mogą otrzymać osoby przebywające za granicą na czas doręczenia paszportu dziesięcioletniego produkowanego w Warszawie oraz przebywające czasowo w Polsce lub za granicą na powrót do ich stałego miejsca pobytu.

Poza tym paszport tymczasowy może także zostać wydany w nagłych przypadkach związanych z chorobą lub pogrzebem członka rodziny, a także w sytuacjach nadzwyczajnych, dotyczących prowadzonej działalności zawodowej.

Osoba ubiegająca się o wydanie paszportu tymczasowego składa te same dokumenty, co w przypadku wniosku o wydanie paszportu dziesięcioletniego. Może on być maksymalnie ważny przez 12 miesięcy; okres ważności określa konsul wydający paszport tymczasowy. Przy odbieraniu paszportu dziesięcioletniego dokument tymczasowy musi zostać zwrócony do konsula.

Katarzyna Sobolewska jest prawnikiem z Wydziału Prawnego i Pomocy Konsularnej w Konsulacie Generalnym RP w Nowym Jorku / Foto: ARCHIWUM KATARZYNY SOBOLEWSKIEJ